Apa Itu SOP (Standard Operating Procedure)

SOP pada dasarnya adalah jalan untuk mencapai suatu tujuan. SOP adalah jalan atau jembatan yang menghubungkan satu titik dengan titik lainnya. Karena itu, SOP akan menentukan apakah tujuan dapat dicapai secara efektif, efisien dan ekonomis.

Ketika suatu organisasi membuat dan menerapkan SOP untuk mencapai tujuan tertentu, maka organisasi itu bisa memilih dengan cara: 1. “berjalang”, 2. “berlari”, atau 3. “melompat”.

Manfaat SOP bagi Organisasi

Manfaat praktis SOP tentu saja ada, tetapi manfaat praktis ini dapat beragam bagi organisasi, sesuai dengan tujuan yang dicapai. Sebaliknya, manfaat teknis menjadi standar dan sangat penting karena dapat digunakan sebagai acuan dalam pengendalian ataus pelaksanaan penerapan SOP di dalam organisasi. Manfaat-manfaat teknis tersebut adalah:

1. Menjamin adanya standarisasi kebijakan, peraturan, baik yang dibuat intern organisasi maupun berasal dari ekstern, misalnya Undang-undang, Keputusan Presiden atau Menteri, maupun yang berupa Aturan lainnya dari institusi seperti Bapepam, dan lain-lain.

2. Menjamin adanya standarisasi pelaksanaan setiap prosedur operasional standar yang telah ditetapkan menjadi pedoman baku organisasi.

3. Menjamin adanya standarisasi untuk penggunaan dan distribusi formulir, blanko dan dokumen dalam prosedur operasional standar. Alir formulir, blanko dan dokumen pada dasarnya merupakan alir dari birokrasi didalam organisasi, sehingga efektifitias dan efisiensi dari alir formulir, blanko dan dokumen merupakan efektifitas dan efisiensi birokrasi.

4. Menjamin adanya standarisasi sistem administrasi (termasuk kegiatan penyimpanan arsip dan sistem dokumentasi). Sistem administrasi menjadi jaminan adanya upaya untuk menghargai tiap transaksi dan peristiwa yang terjadi di dalam organisasi.

5. Menjamin adanya standarisasi validasi. Salah satu tindak atau aksi yang memastikan bahwa kontrol di dalam suatu alur kegiatan telah diterapkan adalah dengan melihat validasi dalam alur tersebut (control activities). Validasi harus menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam SOP. Dalam penyajian dengan teknik bagan arus, titik-titik kontrol dapat dijeaskan melalui simbol-simbol bagan arus yang beragam, antara lain, simbol kegiatan manual maupun komputerisasi, simbol pilihan alternatif dan simbol penyimpanan.

6. Menjamin adanya standarisasi pelaporan. Laporan adalah apa yang dibutuhkan SOP. Salah satu indikator menentukan keberhasilan atau efektifitas sistem adalah apakah laporan-laporan yang dihasilkan sistem bermanfaat bagi penggunanya sebagai dasar untuk mengambil keputusan dan melakukan tindakan yang diperlukan sesuai dengan tujuan, target dan program-program yang telah ditetapkan secara periodik.

7. Menjamin adanya standarisasi kontrol. Penerapan kontrol sesungguhnya bukan hanya berupa validasi tetapi mengimplementasikan komponen-komponen pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi dan pemantauan.

8. Menjamin adanya standarisasi untuk pelaksanan evaluasi dan penilaian kegiatan organisasi. Penting untuk memastikan bahwa semua keputusan serta tindakan dalam alur kegiatan organisasi mendapat evaluasi yang memadai. SOP yang efektif memuat mekanisme evaluasi yang standar.

9. Menjamin adanya standarisasi untuk pelayanan dan tanggapan kepada piak luar organisasi. Standar ini adalah refleksi dari dampak SOP suatu organisasi terhadap pihak ekstern organisasi. SOP yang efektif memastikan bahwa semua kegiatan organisasi bisa berjalan pada pola yang paling ekonomis, efektif dan efisien.

10. Menjamin adanya standarisasi untuk keterpaduan dan keterkaitan di antara prosedur dengan prosdur operasioanl lainnya didalam konteks dan kerangka tujuan organisasi. Penyajian yang terintegrasi dalam konteks, konsep dan terapan sangat penting untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam keputusan maupun tindakan yang pada akhirnya menghasilkan ketidakefektifan dan ketidakefisien organisasi.

11. Menjamin adanya acuan yang formal bagi anggota organisasi untuk menjalankan kewajiban di dalam prosedur operasional standar. SOP pada dasarnya disusun untuk menjadi pedoman buku bagi anggota organisasi dalam menjalankan kegiatan, baik dalam mengambil keputusan maupun tindakan, Karena itu SOP harus ditetapkan sebagai salah satu-satunya acuan berkegiatan dalam suatu organisasi. Dalam SOP yang disajikan secara efektif, maka kaitan antara SOP dengan peraturan-peraturan lain terlihat secara jelas dan terintegrasi karena SOP disusun dengan mempertimbangkan semua peraturan yang mengikat organisasi.

12. Menjamin adanya acuan yang formal untuk setiap perbaikan serta pengembangan prosedur-prosedur operasional standar di masa datang. SOP bukanlah pedoman yang dibuat sekali sepanjang umur hidup suatu organisasi. SOP berubah serta berkembang sesuai perubahan dan perkembangan organisasi. SOP yang penyaiannya efektif akan memudahkan saat dilakukan perubahan atau perbaikan.

Sumber:

Judul: Pedoman Teknis Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)

Penulis: Rudi M. Tambunan, 2011

Penerbit: Maiestas Publishing

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *