Arsip Sebagai Informasi Terekam (Part 1)

A. ASAL USUL KATA ARSIP

Anda tentu pernah mengenal kata arsip. Kalau seseorang mengatakan bahwa dia bekerja di bagian arsip, kira-kira yang terlintas di benak Anda adalah sekumpulan kertas kumuh, terletak di sudut sebuah kantor, serta mungkin udaranya pengap. Kesan Anda tidak sepenuhnya keliru karena memang di Indonesia bagian arsip masih dianaktirikan.

Untuk mengatasi pandangan yang keliru tersebut, Universitas Terbuka membuka Program Diploma 4 Kearsipan untuk menghasilkan tenaga yang mampu mengelola arsip secara profesional. Arsip yang kita kenal ini sebenarnya berasal dari kata Belanda archief yang bersumber pada kata Yunani archeion artinya gedung kota, kuno, atau archivum (bahasa Latin) artinya gedung.

Dari kata archivum muncullah kata archives (bahasa Inggris), archivio (Italia), archief (Belanda), archiv (Jerman), dan arsip (Indonesia). Dari kata dasar arsip, berkembanglah kata imbuhan, seperti kearsipan, pengarsipan, arsiparis, dan ilmu kearsipan. Sebelum istilah arsip diterima umum, Indonesia sudah mengenal istilah lain. Yang pertama ialah kintaka yang banyak digunakan pada tahun 1950-an sebagai padanan istilah arsip.

Misalnya, pada tahun 1950-an, di Kementerian Pendidikan, Pengajaran, dan Kebudayaan (sekarang Departemen Pendidikan Nasional) ada seksi kintaka yang mengurus surat. Istilah tersebut kurang tepat karena kintaka artinya surat, padahal arsip tidak selalu terbatas pada surat. Istilah lain yang dahulu digunakan adalah warkat yang artinya juga surat.

B. DEFINISI ARSIP

Di Indonesia, sudah ada perundang-undangan tentang Arsip, yaitu UU Nomor 43/2009. Dalam undang-undang tersebut, dinyatakan bahwa arsip seperti berikut ini.

1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dari segi fungsinya, arsip terbagi atas berikut ini.

1. Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau digunakan secara langsung dalam administrasi negara.

2. Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Istilah arsip menurut fungsinya sedikit membingungkan dan hal tersebut tampak pada kehidupan sehari-hari. Seperti banyak terbayang di benak orang, apabila disebutkan, arsip merupakan kumpulan kertas yang kumuh, berada di pojok ruangan, dan udaranya pengap.

Anggapan tersebut tidak sepenuhnya keliru, tetapi masih ada anggapan yang perlu dibenarkan. Sebenarnya, istilah arsip yang disimpan di kantor pemerintah ataupun swasta masih kurang tepat apabila kita berpegang pada definisi arsip menurut fungsinya. Adapun yang disimpan di kantor pemerintah ataupun swasta untuk menunjang kegiatan kantor tersebut bukanlah arsip dalam arti luas, melainkan arsip dinamis.

Kalau ada arsip dinamis, tentunya ada arsip statis. Memanglah demikian, arsip menurut fungsinya terbagi atas arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis artinya dokumen yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan sebuah badan. Dalam bahasa Indonesia, istilah arsip dari segi fungsi mencakup arsip dinamis dan statis maka tidak ada salahnya kalau kita menengok ke bahasa Inggris.

Di dalam bahasa Inggris, arsip dinamis dikenal sebagai record dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi arsip dinamis. Arsip dinamis atau record ini yang sudah tidak lagi digunakan untuk kepentingan sehari-hari, kemudian disimpan dan statusnya menjadi arsip dinamis inaktif atau arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif ini sesudah jatuh waktu sesuai dengan jadwal retensi akan dimusnahkan atau disimpan permanen.

Arsip dinamis yang disimpan permanen ini disebut arsip statis atau arsip saja, dalam bahasa Inggris disebut archives. Untuk keseragaman dan memudahkan pengertian, dalam modul ini archives atau arsip statis diterjemahkan menjadi arsip saja. Jadi, apabila modul ini menyebutkan arsip, yang dimaksud adalah arsip statis. Untuk arsip dinamis atau record dalam modul ini, digunakan istilah arsip dinamis.

Dalam percakapan sehari-hari, Anda mungkin menjumpai ucapan bahwa arsip merupakan informasi terekam. Untuk pembahasan lebih lanjut, kita perlu terlebih dahulu memahami arti informasi.

C. KONTINUM INFORMASI

Informasi memiliki berbagai makna, tergantung pada ilmu yang membahasnya. Informasi juga memiliki berbagai definisi yang berbeda antara satu definisi dan definisi lain. Banyaknya definisi informasi, untuk memahami informasi sebaiknya kita melihatnya dari segi pemahaman bukan dari segi definisi. Informasi didahului oleh sebuah peristiwa.

Peristiwa ini diwakili dalam bentuk simbol. Simbol yang disusun menurut peraturan dan konvensi yang mapan merupakan data. Data ini dapat berupa data numerik (angka), tekstual (berupa huruf), audio berupa suara atau bunyi, video berupa gambar, citra atau gabungan antara dua jenis data atau lebih. Dengan pengertian demikian,
data berupa BH 40 atau 0891211 sama sekali tidak berarti atau dapat berarti apa saja.

Namun, apabila dikaitkan dalam suatu konteks, BH 40 merupakan nomor mobil provinsi Jambi atau nomor penerbangan perusahaan negara Belize (negara kecil di tenggara Mexico) atau ukuran aksesori. Apabila data tersebut diterima oleh pancaindra manusia, data tersebut berubah menjadi informasi.

Apabila informasi disebarkan ke manusia lain, informasi tersebut menjadi pengetahuan selama informasi tersebut merupakan hal baru bagi si penerima. Apabila si penerima memperoleh informasi baru, bagi si penerima, informasi tersebut berubah menjadi pengetahuan. Apabila memperoleh pengetahuan baru, manusia penerima tersebut menjadi lebih “bijak” atau lebih “tahu” daripada sebelumnya.

Kebijakan atau ketahuan ini dapat berkembang menjadi keyakinan atau faith. Rangkaian dari peristiwa hingga kebijakan atau malahan sampai keyakinan merupakan kontinum informasi. Jadi, apabila digambarkan urut-urutannya akan tampak sebagai berikut.

Peristiwa -> Data -> Informasi -> Pengetahuan

Informasi yang diterima manusia dapat dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu informasi terekam dan informasi tak terekam dalam media tertentu. Misalnya, seseorang menulis surat kepada B, informasi yang diterima oleh B merupakan informasi terekam. Apabila A berbisik kepada B, bisikan tersebut merupakan informasi tak terekam dalam sebuah media (kertas, elektronik), tetapi tercatat di benak B.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *