Perancangan Electronic Document Management System Berbasis Web

Pendahuluan

Berkembangnya teknologi sekarang ini telah mengubah metode dan cara pengelolaan organisasi, salah satunya adalah metode pengarsipan dokumen yang dulunya menggunakan cara tradisional berbentuk fisik seperti kertas menjadi pengelolaan dokumen yang berbentuk digital.

Perubahan ini memberikan banyak keuntungan seperti memudahkan dalam pencarian kembali dokumen lama, keamanan, ketahanan dokumen, penghematan dana dan tempat (Abdulkadhim, Bahari, Bakri, & Ismail, 2015).

Digitalisasi juga bertujuan untuk penyelamatan dokumen sebagai upaya mempertahankan aksesibilitas sehingga dokumen dapat disimpan dalam bentuk yang tahan lebih lama (Sugiharto, 2010).

Banyak cara untuk membuat dokumen fisik menjadi dokumen digital misalnya dengan cara pemindaian (scanning), alih bentuk (conversion) dan importing (Rifauddin, 2016).

Dokumen digital tersebut kemudian disimpan di dalam memori sekunder yang terdapat pada komputer. Untuk memudahkan pengelolaan dokumen digital ini, diperlukan sebuah sistem khusus sebagai tempat mengelolanya, yang biasa disebut electronic document management system (EDMS) (Başıbüyük & Ergüzen, 2015).

Dengan EDMS sebuah organisasi dapat membuat, menyimpan dan mengelola dokumen organisasi (Mahmood & Okumus, 2017), melalui sistem ini juga dokumen digital dapat dikustomisasi dengan dibedakan berdasarkan nama, kategori, jenis, level pengguna dan tipe kerahasiaan dokumen.

Perguruan tinggi dalam proses penyelenggaraan pendidikan menghasilkan banyak dokumen, seperti dokumen bidang akademik, bidang tridharma, bidang keuangan, bidang jaminan mutu dan sebagainya.

Semua dokumen tersebut memerlukan sebuah sistem informasi khusus yang terintegrasi di setiap bidang sehingga mempermudah pencarian dan juga pengelolaannya (Wicaksono, 2015).

Sejak berdiri pada tahun 1981, Universitas Islam Kalimantan (UNISKA) Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin telah memiliki 21 program studi jenjang S1 dan 4 program studi jenjang S2.

Dilihat dari pangkalan data pendidikan tinggi pada data pelaporan tahun 2018/2019, UNISKA memiliki total 405 orang dosen tetap dan sebanyak 18.637 orang mahasiswa aktif (Ristekdikti, 2019).

Berdasarkan hasil observasi, pengolahan dokumen fisik di UNISKA telah diupayakan diubah ke dalam bentuk digital, namun dalam penyimpannya masih ditempatkan pada direktori tertentu di dalam komputer.

Terkadang penyimpanan seperti ini membuat dokumen digital menjadi sulit untuk dikelola karena tidak kaitan antara nama, pemilik atau kategori dokumen tersebut.

Untuk itu dalam penelitian ini dirancang electronic document management system (EDMS) dengan studi pada UNISKA dengan tujuan dapat mempermudah pengelolaan dokumen eletronik pada perguruan tinggi.

Metode Penelitian

Ada beberapa tahapan dalam penelitian ini, antara lain seperti tergambar di bawah ini:

Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan pada Universitas Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al-Banjari Banjarmasin

Pembahasan

Agar dapat berfungsi dengan baik, aplikasi EDMS ini memerlukan perangkat keras dan perangkat lunak dengan spesifikasi minimum dibawah ini:

  • Kebutuhan Perangkat Keras
    Komputer (Processor 2,6 GHz; RAM 512 MB; Harddisk 160GB, Monitor, Mouse dan Keyboard, Scanner)
  • Kebutuhan Perangkat Lunak
    Sistem Operasi, Web Server, PHP, MySQL dan peramban
Perancangan Sistem
Use Case Diagram

Aplikasi EDMS ini dijalankan oleh aktor administrator, dosen dan mahasiswa dengan rincian sebagai berikut:

  • Administrator adalah aktor dengan hak akses tertinggi yang memiliki kemampuan untuk mengelola jenis dan kategori dokumen. Administrator dapat pula mengelola seluruh dokumen dosen dan mahasiswa yang terdaftar pada basis data;
  • Dosen dan Mahasiswa adalah aktor dengan hak akses untuk mengelola dokumen digital yang berkaitan dirinya sendiri;
Entity Relationship Diagram

Rancangan Antar Muka
  1. Rancangan Antarmuka Login Sistem
  2. Rancangan Antarmuka Beranda
  3. Rancangan Antarmuka Daftar Mahasiswa dan Dosen
  4. Rancangan Antarmuka Daftar Dokumen Mahasiswa dan Dosen
  5. Rancangan Antarmuka Tambah dan Unggah Dokumen
  6. Rancangan Antarmuka Lihat Dokumen
  7. Rancangan Antarmuka Kelola Kategori Dokumen
  8. Antarmuka Kelola Jenis Dokumen
Implementasi Sistem
Tampilan Antarmuka
  1. Tampilan Antarmuka Login Sistem
  2. Tampilan Antarmuka Beranda
  3. Tampilan Antarmuka Daftar Mahasiswa dan Dosen
  4. Tampilan Antarmuka Daftar Dokumen Mahasiswa dan Dosen
  5. Tampilan Antarmuka Tambah dan Unggah Dokumen
  6. Tampilan Antarmuka Lihat Dokumen
  7. Tampilan Antarmuka Kelola Kategori Dokumen
  8. Tampilan Antarmuka Kelola Jenis Dokumen
Pengujian Sistem
  1. Pengujian login sistem
    Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian
    Memasukkan username dan password yang sesuai Menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke login system Berhasil
    Memasukkan username dan password yang sesuai Menampilkan pesan berhasil dan pindah ke halaman beranda berhasil
  2. Pengujian menu sistem
    Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian
    Memilih menu samping sistem Pindah ke halaman yang dipilih Berhasil
    Memilih menu profil pengguna Menampilkan halaman profil pengguna berhasil
    Memilih menu keluar sistem Pindah ke halaman login sistem Berhasil
  3. Pengujian halaman daftar mahasiswa dan dosen
    Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian
    Memilih salah satu mahasiswa pada daftar mahasiswa Pindah ke halaman dokumen mahasiswa yang dipilih Berhasil
    Memilih salah satu dosen pada daftar dosen Pindah ke halaman dokumen dosen yang dipilih berhasil
  4. Pengujian halaman daftar dokumen mahasiswa dan dosen
    Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian
    Memilih satu dokumen mahasiswa Pindah ke halaman dokumen mahasiswa dan terlihat dokumen yang dipilih Berhasil
    Memilih satu dokumen dosen Pindah ke halaman dokumen dosen dan terlihat dokumen yang dipilih berhasil
  5. Pengujian unggah dan tambah dokumen
    Skenario Pengujian Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian
    Memilih tambah dokumen berdasarkan jenis Pindah ke halaman unggah dokumen Berhasil
    Mengunggah dokumen berdasarkan jenis Dokumen terunggah dan pindah ke halaman daftar dokumen berhasil
Penutup
Kesimpulan

Berdasarkan rancangan dan implementasi pembuatan aplikasi EDMS diatas, didapatkan kesimpulan sebagai berikut:

  1. Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS) yang telah dirancang berhasil dibuat dan dapat menjadi wadah penyimpanan dokumen digital, khususnya dokumen universitas;
  2. Aplikasi dapat mempermudah pencarian dokumen digital karena setiap dokumen telah terkait berdasarkan pengguna, jenis dan kategori dokumen;
  3. Aplikasi dapat digunakan oleh berbagai level pengguna yakni level administrator, level dosen dan mahasiswa
Daftar Pustaka

Abdulkadhim, H., Bahari, M., Bakri, A., & Ismail, W. (2015). A Research Framework
of Electronic Document Management Systems (EDMS) Implementation Process in Government.
Journal of Theoretical and Applied Information Technology, 81(3), 420–432.

Başıbüyük, M., & Ergüzen, A. (2015). Electronic Document Management System for Kırıkkale University. Unified Journal of Computer Science Research, 1, 8–15.

Mahmood, A., & Okumus, I. T. (2017). Design and Implementation of an Electronic
Document Management System
. 1(1), 9–17.

Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. Khizanah
Al-Hikmah
, 4(2), 168–178.

Ristekdikti. (2019). PDDikti – Pangkalan Data Pendidikan Tinggi. Diambil 4 Juni 2019,
dari https://pddikti.ristekdikti.go.id/data_pt/RTA zNjkwMzUtMTUzNS00NDlDLUE2RjEtQ
kMwMTdCNDFGNEUx

Sugiharto, D. (2010). Penyelamatan Informasi Dokumen/Arsip Di Era Teknologi Digital. BACA, 31(1), 51–64.

Wicaksono, S. R. (2015). Implementing Collaborative Document Management System In Higher Education Environment. Prosiding Seminar Nasional Teknologi Informasi, Komunikasi dan Aplikasinya, 3(22–25).

Sumber:

PERANCANGAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
BERBASIS WEB UNTUK PERGURUAN TINGGI

Penyusun:

Muhammad Edya Rosadi
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin

Muhammad Rais Wathani
Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Islam Kalimantan MAB Banjarmasin
raiswathani@uniska-bjm.ac.id

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *